Teil 6 des Gastrokrimis

,,Soll muss Ist’’

Wichtige Tipps und Tricks , rund um die Kassenführung

Registrierkassenpflicht: Darauf müssen Sie bei der Kassenführung achten

Grundsätzlich müssen alle Kassenbewegungen täglich im Kassenbuch erfasst werden. Die rückwirkende Erfassung ist zwar bei vielen Kassen möglich, führt aber dazu, dass es sich beispielsweise bei einer wöchentlichen Erfassung um einen Formfehler handelt, der vom Prüfer beanstandet wird.

Wie bei allen Buchungen gilt auch für die Kasse, dass keine Erfassung ohne Beleg erfolgen darf. Für die Verkäufe erstellt die Kasse automatisch einen Beleg (Kassenbon). Für andere Einnahmen oder Ausgaben müssen Sie Belege sammeln. Sollte keiner vorliegen, können Sie auch einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Die Zahl der Eigenbelege sollte jedoch so klein wie möglich gehalten werden.

Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren. Es darf keine Lücken geben. Die Nummerierung muss mit den Eintragungen im Kassenbuch übereinstimmen.

Der „Sollbestand“ in der Kasse muss dem „Istbestand“ entsprechen

Aus dem Kassenbuch ergibt sich der „Sollbestand“ (also wie viel Geld in der Kasse sein soll). Dieser muss mit dem Istbestand (also das, was in der Kasse wirklich ist) übereinstimmen. Hierzu ist täglich der Bestand der Kasse zu zählen und mit dem Sollbestand laut Kassenbuch zu vergleichen. Bei Differenzen, die bei Bargeschäften leider immer wieder vorkommen können, muss die Differenz nachweisbar ausgewiesen werden. Gleichen Sie auf keinen Fall die Differenzen aus, indem Sie bei Überschüssen Geld aus der Kasse entnehmen und bei Fehlbeträgen das Geld wieder einzahlen. Auch die Prüfer wissen, dass es immer wieder mal zu Abweichungen kommt und werden äußerst skeptisch, wenn Ihre Kasse immer stimmt.

Der Kassenbestand darf nicht ins Minus gehen

Können Sie noch Geld entnehmen, wenn keines mehr in der Kasse ist? Natürlich nicht – deshalb darf es auch nie einen Kassenbestand im Minusgeben. Das ist der klare Hinweis, dass hier Fehler gemacht wurden, die es sofort aufzuklären gilt. Eine häufige Fehlerquelle sind Privateinlagen oder –entnahmen, die Sie nicht sofort erfasst und belegt haben.

Kasseneinnahmen oder –ausgaben werden immer mit dem Datum des tatsächlichen Geldflusses erfasst. Haben Sie beispielsweise Ausgaben fürs Geschäft aus eigener Tasche bezahlt und nehmen sich erst am nächsten Tag das Geld aus der Kasse, erfassen Sie dies mit dem Datum der Geldentnahme und nicht mit dem Datum des Beleges.

Kartenzahlungen dürfen nicht im Kassenbuch erscheinen. Hierbei handelt es sich um unbare Zahlungen.

Ausnahmeregel für Einzelhändler beim Verkauf von Waren mit geringem Wert

Grundsätzlich gilt, dass für jede Einnahme oder Ausgabe eine einzelne Aufzeichnung erfolgen muss. Hier gibt es allerdings eine :

Ausnahmeregel: Als Einzelhändler, der im Allgemeinen Waren von geringem Wert an normalerweise nicht bekannte Kunden über den Ladentisch verkauft, müssen Sie die Kasseneinnahmen nicht einzeln aufzuzeichnen, wenn der einzelne Betrag 10.000 EUR nicht übersteigt.

Diese Ausnahme gilt allerdings nicht, wenn Sie beispielsweise einen Partyservice betreiben und ein Buffet verkaufen. Da Ihnen hier der Kunde grundsätzlich bekannt ist, müssen Sie diese Einnahmen auch für sich erfassen.

Wichtig ist, dass Sie alle Z-Bons (siehe oben) lückenlos aufbewahren. Werfen Sie also Fehlbons auf keinen Fall weg – wenn die Nummerierungskette der Bons unterbrochen ist, wird der Prüfer des Finanzamtes stutzig. Zwischensummenbons nutzen Ihnen hier nichts, da diese nicht nummeriert sind. Etwaige Stornobuchungen auf den Z-Bons sollten Sie möglichst sofort auf dem Kassenzettel erläutern.

Registrierkasse: Was Sie aufbewahren müssen

Die folgenden Kassenunterlagen müssen Sie archivieren und zehn Jahre aufbewahren:

• Kassenbücher und Aufzeichnungen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Originalbelege
• Z-Bons
• Organisationsunterlagen die zur Registrierasse gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung,
• die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis),
• Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Trainingsspeicherdaten usw.
• alle internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung.
• Kalkulationsgrundlagen

Die Kassenrollen müssen hingegen nicht archiviert werden.

Wenn Sie diese Punkte zu den elektronischen Kassensystemen berücksichtigen, sollten Sie ab jetzt keine Probleme mit der neuen Registrierkassenpflicht haben.

Registrierkassen: Die neuen Anforderungen im Überblick

Seit 1. Januar 2018

Unangekündigte Kassen-Nachschau (gemäß § 146b AO) durch das Finanzamt ist jederzeit möglich.

Seit 1. Januar 2017

müssen Registrier- oder Computerkassenjede einzelne Kassenbewegung

• elektronisch erfassen,
• unverdichtet und unveränderbar speichern,
• über einen Zeitraum von zehn Jahren digital archivieren (entweder in der Kasse selbst oder auf externem Speicher, in beiden Fällen sollte unbedingt ein Backup/Kopie der Daten erstellt werden).

Muss für offene Ladenkassen täglich ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellt, unterzeichnet und aufbewahrt werden.

Allerdings: Wie der Bundesfinanzhof mit Beschluss vom 16.12.2016, Az. X B 41/16 festgelegt hat, ist ein Zählprotokoll als solches nicht verpflichtend. Wohl aber muss der Kassenbestand bei offener Ladenkasse für die Ausfertigung des Kassenberichts ausgezählt werden (also die Kasse nicht nur rechnerisch geführt werden). Ein Zählprotokoll, das die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und -münzen aufgelistet, wird vom Gesetzgeber nicht ausdrücklich gefordert. In der Praxis (und vor allem im Fall einer Betriebsprüfung) ist die Dokumentation solcher Zählprotokolle nach Ansicht von Steuerberatern aber sehr hilfreich, da so der Nachweis, dass tatsächlich gezählt wurde, erbracht wird. Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe empfiehlt, dass bei offener Ladenkasse ein Zählprotokoll geführt werden sollte (vgl. Merkblatt OFD Karlsruhe vom 31.10.2016).

Ab 1. Januar 2020

• müssen Registrier- oder Computerkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (bestehend aus Sicherungsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle) verfügen. Die genaue technische Ausgestaltung ist aktuell noch nicht beschlossen.
• Einführung einer sogenannten Kassennachschau für alle Kassenarten: Prüfer des Finanzamts können dann ohne vorherige Ankündigung im Geschäft die Kasse überprüfen. Auch eine verdeckte Beobachtung (Testeinkauf ohne Zeigen des Dienstausweises) soll möglich sein. Bei der Kassennachschau müssen alle Unterlagen und Daten zur Verfügung stehen. Im Verdachtsfall kann sich daraus eine Betriebsprüfung ergeben.

Bis 31. Dezember 2022

• gilt eine Übergangsregelung für Kassen, die Unternehmer gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zwischen November 2010 und 31. Dezember 2019 neu erworben haben, die aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können. Diese Kassen können noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.

Ausnahme Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Wer nicht bilanzierungspflichtig ist und den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist weiterhin nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Alle Umsätze sollten aber auch hier lückenlos aufgezeichnet werden.

Quelle: rs/Steuerberatung Stefan Härtl

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